Les 7 erreurs de conformité les plus graves (et comment les éviter)

Dans le contexte réglementaire actuel, marqué par des enjeux importants, la réputation de votre entreprise dépend du respect des règles de conformité. Découvrez les sept erreurs les plus graves en matière de conformité des entreprises, ainsi que les moyens de les éviter. Vous pourrez protéger la sécurité de votre organisation et la confiance des investisseurs à son égard.

Les 7 erreurs de conformité les plus graves (et comment les éviter)

Assurer la conformité d'une entreprise n'est pas une mince affaire. En fait, chaque erreur courante que nous verrons peut, à elle seule, avoir des conséquences coûteuses. Il est essentiel pour les investisseurs de disposer d'une information financière exacte et en temps opportun, afin de prendre des décisions éclairées. Ainsi, votre entreprise s'expose à de lourdes sanctions si elle ne respecte pas les délais. Pensez également à éviter les erreurs relatives aux communiqués [en anglais seulement] et les erreurs en matière de relations publiques [en anglais seulement].

1. Dépasser les dates limites de dépôt de l'information financière

L'une des erreurs de conformité les plus courantes est le non-respect des délais de dépôt de l'information financière (annuelle et trimestrielle). Les autorités de réglementation telles que les ACVM et la SEC font respecter ces délais rigoureusement. En cas de retard, vous vous exposez à des interdictions d'opérations, à une radiation de la cote et à une atteinte à la réputation. Même un dépôt pendant le délai de grâce peut nuire au cours de votre action, car il peut semer le doute chez les investisseurs quant à la véracité des affirmations de la direction. De plus, évidemment, les retards sont parfois associés à des problèmes de comptabilité, qui peuvent témoigner de difficultés profondes et entraîner régulièrement des rendements médiocres.

Comment éviter ce type d'erreur :

Mettez en place des contrôles internes et des rappels bien avant les échéances imposées par les autorités de réglementation. Utilisez des outils de conformité ou des services de tiers, tels que SEDAR+ et EDGAR, pour simplifier votre processus de dépôt et éviter de rater des dates limites.

2. Fournir de l'information incomplète ou inexacte

Les sociétés ouvertes qui ne communiquent pas toute l'information pertinente s'exposent à des mesures réglementaires sévères. Dans la plupart des cas, l'information est incomplète ou inexacte parce que l'entreprise a omis des faits importants ou a présenté des données financières fausses ou trompeuses. Voici quelques exemples typiques :

• Omission de faits essentiels – Des omissions portant sur des litiges en cours, des engagements hors bilan ou des risques financiers à venir, entre autres choses, peuvent peser lourdement sur les décisions des investisseurs.
• Surévaluation des revenus ou des profits – Que ce soit en exagérant le bénéfice, en gonflant le chiffre d'affaires ou en comptabilisant des revenus de façon prématurée, vous faussez la santé financière de votre entreprise.
• Sous-déclaration du passif – Certaines entreprises veulent minimiser ou dissimuler des obligations telles que des dettes, des régimes de retraite ou des responsabilités juridiques de manière à présenter une image fausse ou trompeuse de leur stabilité financière.
• Classification erronée des dépenses – Un autre problème courant consiste à transférer des pertes ou des charges d'une période comptable à l'autre afin de bonifier les résultats pour la période considérée.
• Omission des opérations entre parties liées – Cette erreur consiste à ne pas communiquer correctement les opérations entre l'entreprise et ses parties liées (p. ex., les membres de la direction ou de la famille) qui pourraient présenter des conflits d'intérêts.

Cette pratique est généralement contraire aux exigences réglementaires et peut entraîner des sanctions, en plus de nuire à la confiance des investisseurs.

Comment éviter ce type d'erreur :

Assurez-vous que vos équipes des communications, des affaires juridiques et de la conformité sont toutes sur la même longueur d'onde. Examinez attentivement les communiqués et l'information avant leur publication. Au besoin, faites appel à des conseillers indépendants pour qu'ils s'assurent que les documents respectent la réglementation en vigueur.

3. Ne pas suivre activement l'évolution de la réglementation

Les ACVM et la SEC adoptent régulièrement de nouvelles règles. Il est donc crucial pour les entreprises de se tenir au courant des changements, car leur conformité et leur transparence en dépendent. Pour illustrer ce point, voici des exemples de modifications récentes :

Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM)

• Nouveau système SEDAR+ – Lancé en juillet 2023, SEDAR+ propose plusieurs systèmes de dépôt, ce qui simplifie les démarches de transmission et rehausse l'accès aux données.
• Information sur le coût total des fonds d'investissement – À compter de janvier 2026, les ACVM exigeront que les fonds d'investissement communiquent leurs coûts de façon plus claire afin que les investisseurs disposent d'un meilleur aperçu de leurs dépenses totales.
• Risque systémique et information – Les autorités ont adopté de nouvelles règles de transparence dans les domaines à haut risque (p. ex., indices de référence, cryptomonnaies, dérivés hors cote) pour rehausser la protection des investisseurs.
• Information sur les facteurs ESG et la diversité – Les autorités proposent des lignes directrices pour encadrer la communication d'une information plus exhaustive sur les facteurs environnementaux et sociaux, ainsi que sur la diversité au sein du conseil d'administration.
• Supervision des applications numériques et des cryptomonnaies – Soucieuses de protéger les investisseurs, les autorités adoptent des règlements concernant les cryptomonnaies et surveillent les applications de l'intelligence artificielle au sein du secteur des placements.

Securities and Exchange Commission (SEC)

• Élaboration accélérée de règles – Sous la présidence de Gary Gensler, la SEC a considérablement accéléré l'élaboration de règles. Ainsi, la Commission compte adopter 63 nouvelles règles au cours du mandat de quatre ans de M. Gensler, ce qui représente un bond en avant par rapport aux administrations précédentes. Au printemps dernier, 34 de ces règles étaient à l'étape de la proposition ou à l'étape finale.
• Règles en matière de cybersécurité – Pour mieux protéger les investisseurs, la SEC impose aux fonds et aux conseillers en placement de nouvelles exigences en vertu desquelles ils doivent communiquer leurs protocoles de cybersécurité.
• Information sur le capital humain, les facteurs ESG et la diversité au sein du conseil d'administration – La SEC demande aux entreprises de fournir de l'information sur la main-d'œuvre, les pratiques ESG et la diversité au sein du conseil d'administration afin de rehausser la transparence en matière de gouvernance d'entreprise.
• Application élargie – La SEC a intenté près de 800 actions en 2023, principalement en matière de cryptomonnaies, de cybersécurité et de facteurs ESG. Pour encourager la collaboration des initiés, elle a octroyé un montant sans précédent de 600 millions de dollars dans le cadre de son programme de dénonciation.

Comment éviter ce type d'erreur :

Affectez une personne ou une équipe au suivi des modifications réglementaires. Mettez en place des alertes ou abonnez-vous aux mises à jour directement sur les sites de la SEC ou des ACVM. Faites équipe avec un cabinet offrant des services de conformité ou utilisez des technologies de vérification de la conformité pour suivre les mises à jour en temps réel.

4. Avoir des contrôles internes insuffisants à l'égard de l'information financière

Lorsque les entreprises ne disposent pas de contrôles solides, elles s'exposent à des anomalies significatives, à des fraudes, voire à des enquêtes coûteuses des ACVM ou de la SEC. 

Que sont les contrôles internes?

Les contrôles internes sont des processus visant à assurer l'exactitude de l'information financière, à prévenir les fraudes et à respecter les normes légales. Ils permettent également de suivre les budgets, d'appliquer les politiques et de garantir la fiabilité des données servant à la prise de décisions. Parmi les contrôles internes les plus courants, il y a la séparation des fonctions, le suivi automatisé, les audits, la sécurité physique et les approbations de la direction, qui permettent de maintenir la surveillance et l'intégrité des données.

Au Canada, la réglementation dite C-SOX (le projet de loi 198 et le Règlement 52-109) oblige les sociétés ouvertes à mettre en place des contrôles financiers solides, ce qui rend les chefs de direction et les chefs de la direction financière personnellement responsables de l'exactitude de l'information financière.

De même, la loi Sarbanes-Oxley (SOX) des États-Unis, adoptée en 2002, exige des sociétés ouvertes américaines qu'elles mettent en place des contrôles financiers solides et qu'elles se soumettent à des audits indépendants. Toute violation de la loi Sarbanes-Oxley est lourde de conséquences. 

Comment éviter ce type d'erreur :

Effectuez régulièrement des audits internes et des évaluations des contrôles pour vous assurer que votre information financière est conforme aux normes réglementaires. Investissez également dans un logiciel de conformité qui automatise certains éléments du processus de contrôle interne à l'égard de l'information financière. Vous pourrez ainsi réduire les erreurs humaines et rehausser la transparence.

5. Mal communiquer l'information importante

Lorsque votre entreprise compose avec des changements financiers importants, tels qu'une fusion-acquisition, il est essentiel de communiquer l'information pertinente rapidement. La raison : les investisseurs et les autorités de réglementation exigent de la transparence. Par conséquent, tout oubli ou retard en ce sens peut rapidement entraîner la volatilité des actions, ainsi que des pénalités.

En vertu des exigences de la Bourse de Toronto en matière d'information occasionnelle, une entreprise doit publier toute information importante de façon rapide et exacte afin de préserver l'intégrité du marché.

La SEC met également l'accent sur les principes clés de la communication d'information :

• Rapidité – L'information sur les événements importants doit être publiée dès que possible pour ne pas laisser les investisseurs dans l'ignorance.
• Importance – Toute information susceptible d'influencer les décisions des investisseurs doit être publiée. À partir du moment où une information est importante, elle doit être rendue publique.
• Égalité de traitement – L'information doit être mise à la disposition de tous les investisseurs en même temps pour éviter la communication sélective et protéger l'équité du marché.

La communication proactive d'information permet d'éviter les problèmes de conformité et de tenir les parties prenantes informées et sur la même longueur d'onde.

Comment éviter ce type d'erreur :

Favorisez une collaboration étroite entre les équipes chargées des relations avec les investisseurs, de la conformité et des affaires juridiques. Mettez en place une chaîne de commandement claire concernant la diffusion de l'information importante afin d'éviter les lacunes ou les retards.

6. Trop dépendre de processus de conformité manuels

Dans un contexte réglementaire en pleine évolution, les processus de conformité manuels peuvent vous ralentir tout en augmentant vos risques. Le suivi de la réglementation, la gestion des données et la préparation manuelle des audits entraînent souvent des erreurs coûteuses et le non-respect des échéances.

En revanche, les outils de conformité automatisés vous permettent de rehausser l'efficacité de votre équipe tout en vous évitant de tomber dans les pièges ci-dessus.

Comment éviter ce type d'erreur :

Automatisez certains volets de votre processus de conformité afin de vous concentrer sur les tâches ayant le plus de poids sans renoncer à l'exactitude. Les services de Newsfile, tels que le dépôt automatisé, les mises à jour réglementaires et la préparation aux audits, permettent de faciliter l'atteinte de la conformité.

• Dépôt automatisé – Grâce à la transmission directe à EDGAR et à SEDAR+, vous réduisez les erreurs et vous vous assurez de respecter toutes les échéances.
• Suivi et mises à jour réglementaires – Le suivi automatisé vous permet d'harmoniser vos dépôts avec les normes les plus récentes des ACVM et de la SEC, sans avoir à vérifier manuellement votre conformité.
• Préparation à l'audit – Organisez vos dossiers de façon numérique pour clarifier votre piste d'audit. Vous pourrez ainsi simplifier la préparation de l'audit et faciliter l'accès aux données essentielles.

7. Avoir de mauvaises pratiques de tenue de registres

Plus qu'une simple question d'organisation, la bonne tenue des registres constitue une exigence réglementaire. La règle 204-2 de la SEC et le Règlement 52-109 des ACVM exigent que les sociétés ouvertes tiennent des registres complets des activités et des communications financières afin d'assurer la fiabilité de l'information financière.

Plus précisément, le Règlement 52-109 est utile à votre organisation, car il exige la tenue de dossiers détaillés des opérations sur actifs, des autorisations appropriées et la mise en place de contrôles pour empêcher l'utilisation non autorisée des actifs.

Comment éviter ce type d'erreur :

Mettez en œuvre un processus normalisé de conservation des documents, qui permet de stocker les données importantes en toute sécurité et de les maintenir accessibles aux fins d'audit. Utilisez des solutions de stockage infonuagiques et des outils de conformité automatisés qui assurent une piste d'audit claire.